eRechnung – Digitale Rechnungsstellung leicht gemacht

Willkommen in der Welt der eRechnung! Die digitale Rechnungsstellung gewinnt in der heutigen Zeit immer mehr an Bedeutung. Unternehmen können durch die Umstellung auf elektronische Rechnungen nicht nur erhebliche Kosten sparen, sondern auch ihre Rechnungsprozesse effizienter gestalten. Mit unseren innovativen Rechnungsmanagement-Lösungen machen wir die Einführung der eRechnung für Sie zum Kinderspiel.

Bei der DATUREX GmbH sind wir Experten für digitale Rechnungen und bieten maßgeschneiderte Rechnungsverarbeitung-Systeme an. Unsere Rechnungssoftware ermöglicht es Ihnen, nahtlos auf Online-Rechnungen umzusteigen und von den Vorteilen der eRechnung zu profitieren. Egal ob e-billing oder automatisierte Rechnungsprozesse – wir finden die perfekte Lösung für Ihr Unternehmen.

Wichtigste Erkenntnisse

• Die elektronische Rechnungsstellung wird ab 2025 für Unternehmen verpflichtend.
• Mit der eRechnung sparen Sie Kosten und steigern die Effizienz Ihrer Rechnungsprozesse.
• Die DATUREX GmbH bietet innovative Rechnungsmanagement-Lösungen für die digitale Rechnungsstellung.
• Unsere Rechnungssoftware unterstützt Sie bei der Umstellung auf Online-Rechnungen.
• Profitieren Sie von den Vorteilen der eRechnung mit unseren maßgeschneiderten Rechnungsverarbeitung-Systemen.

Rechtliche Grundlagen der eRechnung

Die Einführung der eRechnung in Deutschland erfolgt auf der Grundlage verschiedener rechtlicher Vorgaben auf europäischer und nationaler Ebene. Diese Regelungen bilden das Fundament für die elektronische Rechnungsstellung und die damit verbundenen Anforderungen.

EU-Richtlinie 2014/55/EU

Auf europäischer Ebene legt die EU-Richtlinie 2014/55/EU die Standards für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen fest. Diese Richtlinie zielt darauf ab, den grenzüberschreitenden Austausch von elektronischen Rechnungen innerhalb der EU zu erleichtern und zu harmonisieren.

E-Rechnungsverordnung in Deutschland

In Deutschland wurde die EU-Richtlinie durch die E-Rechnungsverordnung (E-RechV) vom 13. Oktober 2017 umgesetzt. Diese Verordnung regelt die Voraussetzungen für die elektronische Rechnungsstellung im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern und legt Standards für die Verwendung der eRechnung fest.

Umsatzsteuergesetz (UstG)

Darüber hinaus bestimmt das Umsatzsteuergesetz (UstG) die steuerlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen. Es definiert unter anderem die Kriterien, die erfüllt sein müssen, damit eine Rechnung als gültige eRechnung anerkannt wird.

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD)

Weiterhin gelten die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) auch für die Rechnungsverarbeitung und Archivierung von elektronischen Rechnungen. Die GoBD stellen sicher, dass die rechtlichen Anforderungen an die Buchführung, Aufbewahrung und Dokumentation von Unterlagen erfüllt werden.

Dieses rechtliche Fundament schafft die Basis für die Digitalisierung der Rechnungsprozesse und die Einführung der eRechnung in Deutschland. Unternehmen müssen diese Vorgaben beachten, um die elektronische Rechnungsstellung rechtssicher umzusetzen und automatisierte Rechnungsprozesse zu implementieren.

Definition und Anforderungen einer eRechnung

Laut dem Umsatzsteuergesetz (UStG) gibt es spezifische Voraussetzungen, damit eine digitale Rechnung als eine ordnungsgemäße eRechnung anerkannt wird. Diese Anforderungen dienen dazu, die Echtheit und Integrität der elektronischen Rechnungsstellung zu gewährleisten und sicherzustellen, dass die rechnungsmanagement-Prozesse rechtssicher und effizient ablaufen.

Elektronische Erstellung und Versand

Zunächst muss eine eRechnung von Grund auf elektronisch erstellt und auf digitalem Wege an den Rechnungsempfänger übermittelt werden. Eine lediglich eingescannte Papierrechnung erfüllt diese Voraussetzung nicht, da sie nicht originär als digitale Rechnung konzipiert wurde.

Lesbarkeit für Menschen

Des Weiteren muss eine eRechnung für den Menschen lesbar sein. Dies bedeutet, dass alle relevanten Informationen wie Rechnungsbetrag, Leistungsbeschreibung und Zahlungsinformationen in einem gut verständlichen Format präsentiert werden müssen, beispielsweise als PDF-Dokument oder im ZUGFeRD-Standard.

Echtheit der Herkunft

Um die Echtheit der Herkunft einer eRechnung zu garantieren, müssen Unternehmen interne Kontrollverfahren implementieren. Dies kann beispielsweise durch den Einsatz qualifizierter elektronischer Signaturen oder durch die Nutzung gesicherter Übertragungswege erfolgen.

Unversehrtheit der Daten

Schließlich muss die Unversehrtheit der in einer eRechnung enthaltenen Daten gewährleistet sein. Hierfür werden häufig Verfahren wie die Berechnung einer Prüfsumme angewandt, um sicherzustellen, dass die Rechnungsdaten während der Übertragung und Speicherung nicht manipuliert wurden.

Unternehmen, die diese Anforderungen erfüllen, können von den Vorteilen der rechnungsdigitalisierung wie Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen und einer verbesserten Nachvollziehbarkeit profitieren. Die Nutzung einer professionellen rechnungssoftware kann hierbei eine wertvolle Unterstützung bieten.

Standards für eRechnungen in Deutschland

Um die Konformität mit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung sicherzustellen, haben Unternehmen und Regierungen in Deutschland gemeinsam an Lösungen gearbeitet. Als Ergebnis der E-Rechnungsverordnung haben sich zwei Hauptstandards etabliert: die XRechnung und ZUGFeRD.

XRechnung

Die XRechnung ist ein XML-basiertes Datenmodell, das speziell für den Rechnungsaustausch zwischen Behörden und Regierungen auf europäischer Ebene entwickelt wurde. Dieser Standard ermöglicht eine reibungslose elektronische Rechnungsstellung und -verarbeitung innerhalb des öffentlichen Sektors.

ZUGFeRD

ZUGFeRD hingegen ist ein Standard für hybride Rechnungsdaten. Er kombiniert die Vorteile von PDF-Dateien mit maschinenlesbaren XML-Daten, wodurch online-Rechnungen sowohl für Menschen als auch für automatisierte Rechnungsprozesse lesbar sind. ZUGFeRD erleichtert die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich und wird von vielen Unternehmen in Deutschland genutzt.

Beide Standards haben sich als effiziente Lösungen für die Rechnungsverarbeitung bewährt und tragen dazu bei, den Übergang zur verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland zu erleichtern.

eRechnung im B2B-Bereich

Die Bundesregierung plant, die elektronische Rechnungsstellung zwischen privaten Unternehmen so schnell wie möglich verpflichtend einzuführen. Aktuell müssen Unternehmen in Deutschland mit einer E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2025 rechnen.

Geplante Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025

Die geplante Einführung der E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich ab 2025 stellt für viele Unternehmen eine große Herausforderung dar. Die elektronische Rechnungsstellung erfordert nicht nur technische Anpassungen, sondern auch eine Umstellung der internen Prozesse und Abläufe.

„Die Digitalisierung der Rechnungsprozesse ist ein wichtiger Schritt in Richtung Effizienz und Nachhaltigkeit. Unternehmen, die sich frühzeitig auf die Umstellung vorbereiten, können von den Vorteilen profitieren.“ – Dr. Matthias Bauer, Experte für digitale Rechnungsverarbeitung

Um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, müssen Unternehmen sich mit rechnungsmanagement-Lösungen ausstatten, die die elektronische Rechnungsverarbeitung und online-Rechnungen unterstützen.

Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Schritte zur Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht:

Vorteile der eRechnung

Die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung mit digitalen Rechnungen bringt Unternehmen zahlreiche Vorteile. Durch die Rechnungsdigitalisierung lassen sich nicht nur Kosten sparen, sondern auch Zeit und Platz gewinnen. Darüber hinaus steigern automatisierte Rechnungsprozesse die Effizienz erheblich.

Kostenersparnis

Papierrechnungen verursachen Jahr für Jahr hohe Kosten für Papier, Druck und Porto. Mit der eRechnung entfallen diese Ausgaben vollständig, sodass Unternehmen bares Geld sparen können.

Platzersparnis

Da elektronische Rechnungen digital archiviert werden, benötigen sie keinen physischen Lagerraum mehr. Diese Rechnungsdigitalisierung schafft somit wertvollen Platz in Büros und Lagern.

Zeitersparnis

Durch den Wegfall manueller Tätigkeiten wie Drucken, Kuvertieren und Versenden sparen automatisierte Rechnungsprozesse viel Zeit ein. Digitale Rechnungen werden elektronisch erstellt und übermittelt.

Effizienzsteigerung

Die elektronische Rechnungsstellung optimiert den gesamten Rechnungsprozess – von der Erstellung über die Übermittlung bis hin zur Archivierung. Manuelle Fehlerquellen entfallen, Abläufe werden schlanker und effizienter.

Praxisbeispiel: Rechnungsstellung mit ZUGFeRD

Als Illustrationsbeispiel für die elektronische Rechnungsstellung betrachten wir einen Schreiner, der für einen Kunden einen Tisch angefertigt hat. Für diese Arbeit stellt der Schreiner nun eine Rechnung in Höhe von 1.000 € aus. Um Papier zu sparen und den Rechnungsprozess zu digitalisieren, entscheidet sich der Schreiner, dem Kunden eine ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail zuzusenden.

Das Besondere an der ZUGFeRD-Variante einer eRechnung ist, dass sie einerseits alle erforderlichen Informationen wie eine herkömmliche Papierrechnung enthält und somit für den Menschen lesbar ist. Andererseits erfüllt sie auch die gesetzlichen Anforderungen an eine elektronische Rechnungsstellung, sofern der Kunde vorab seine Zustimmung erteilt hat. Mit ZUGFeRD lassen sich somit Rechnungen auf unkomplizierte Art und Weise online versenden und verarbeiten.

Das Rechnungsmanagement wird durch den Einsatz von Standards wie ZUGFeRD erheblich vereinfacht und für Unternehmen effizienter gestaltet. Die Digitalisierung der Rechnungsstellung bringt zahlreiche Vorteile mit sich, wie etwa Kosten-, Platz- und Zeitersparnisse sowie eine höhere Prozesseffizienz im Vergleich zu papierbasierten Rechnungen.

Rechtliche Aspekte bei der Umstellung

Bei der Umstellung auf eRechnung sind einige rechtliche Aspekte zu beachten. Zunächst muss der Rechnungsempfänger der elektronischen Rechnungsstellung zustimmen. Allerdings gilt die Zustimmung rückwirkend als erteilt, wenn der Empfänger keinen Widerspruch einlegt. Außerdem müssen Unternehmen interne Kontrollverfahren etablieren, um die Echtheit und Unversehrtheit der digitalen Rechnungen zu garantieren.

Zustimmung des Rechnungsempfängers

Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen müssen Rechnungsempfänger der elektronischen Rechnungsstellung explizit zustimmen. Erteilte Zustimmungen können jederzeit widerrufen werden. Allerdings wird die Zustimmung rückwirkend als erteilt angesehen, wenn der Rechnungsempfänger nach Erhalt der ersten elektronischen Rechnung keinen Widerspruch einlegt.

Interne Kontrollverfahren

Um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten von eRechnungen sicherzustellen, sind Unternehmen verpflichtet, geeignete interne Kontrollverfahren einzuführen. Dazu gehören beispielsweise die Verwendung qualifizierter elektronischer Signaturen oder die Implementierung von Rechnungssoftware mit entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen. Nur so lässt sich die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben für eine ordnungsgemäße Rechnungsverarbeitung und Rechnungsdigitalisierung gewährleisten.

eRechnung und die DATUREX GmbH

Als führendes Unternehmen im Bereich der digitalen Rechnungsstellung bietet die DATUREX GmbH innovative eRechnung-Lösungen an. Unsere rechnungsdigitalisierung-Software hilft Ihnen, alle gesetzlichen Anforderungen für elektronische rechnungsstellung und digitale rechnungen zu erfüllen.

Digitale Lösungen zur Erfüllung der Anforderungen

Mit unserer modernen rechnungssoftware können Sie nahtlos von Papierrechnungen auf rechnungsmanagement mit E-Rechnungen umsteigen. Unsere Lösung gewährleistet die rechnungsverarbeitung im Einklang mit den rechtlichen Vorgaben und ermöglicht Ihnen eine effiziente und sichere elektronische rechnungsstellung.

Unterstützung bei der Umstellung

Wir bei DATUREX begleiten Sie während des gesamten Prozesses der Umstellung auf digitale rechnungen. Unser erfahrenes Team berät Sie individuell, implementiert die passende rechnungssoftware und schult Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der neuen rechnungsverarbeitung. So meistern Sie den Übergang zur elektronischen rechnungsstellung reibungslos.